Pogosta vprašanja

Uredil sem soglasja. Kaj moram sedaj narediti, da bodo prejemniki prejeli email s tem soglasjem?

V newsletter, ki ga želite poslati prejemnikom, dodajte povezavo {consent}{/consent}. Preko te povezave dostopajo prejemniki do strani s soglasji.
V primeru, da želite pridobiti od prejemnikov le soglasje za pošiljanje, pa v newsletter vstavite povezavo {autoconsent}{/autoconsent }. Preko te povezave bodo prejemniki avtomatsko podali soglasje za pošiljanje, brez da bi ga morali obkljukati na strani za soglasja.

Kako pripravim email za pridobitev soglasij?

Lahko uporabite eno od pred-pripravljenih predlog, ki so namenjene ravno pridobivanju GDPR soglasij. Do predlog lahko dostopate v aplikaciji pod Kampanje > Newsletterji > Ustvari novo, zavihek GDPR soglasja.
Predlogo nato uredite v Drag & Drop urejevalniku, kjer jo dopolnite s svojim tekstom in slikami, ter dodate povezavo {consent}{/consent} oziroma {autoconsent}{/autoconsent}.

Ali lahko uporabim vaš tekst v GDPR soglasjih, ali potrebujem še kaj drugega?

Lahko. Vam pa svetujemo, da ga natančno pregledate in preverite, ali se nameni, tipi podatkov in postopki njihove obdelave skladajo z delovanjem in nameni vašega podjetja.

Ali moram slediti vsem korakom iz vašega članka (6 korakov…) pri pripravi seznama za pošiljanje sporočil za pridobivanje soglasij?

To vam toplo priporočamo, saj so to najbolj učinkoviti načini za pridobivanje soglasij obstoječih prejemnikov. Ali boste nasvete upoštevali, pa je povsem vaša odločitev. Če na primer obdelujete samo podatke EU državljanov lahko izpustite 1. korak (kjer ločite prejemnike na EU in ne-EU).

Ali sistem shranjuje sam vse podatke prejemnika? Katere podatke shranjujete vi – Squalo?

Privzeto se shranjujeta email naslov in IP naslov prejemnika (za potrebe revizijske sledi), ter datum in čas odprtih sporočil in klikov. Te podatke potrebujemo za namen izbrisa prejemnika po določenem času neaktivnosti. GDPR namreč zahteva, da se prejemnike, ki niso bili aktivni več kot eno leto, izbriše.
V primeru, da prejemnik soglaša s profiliranjem, se shranjujejo tudi podatki o brskalniku, napravi in geolokacijski podatki (IP naslov klika, odprtega sporočila,…).

Kako lahko podatke o prejemniku izvozim/natisnem?

  1. V glavnem meniju pojdite na Prejemniki > Izvoz.
  2. Izberite polja, ki jih želite izvoziti in sezname, na katere so ti prejemniki prijavljeni.
  3. V funkcijskem meniju zgoraj desno kliknite na gumb IZVOZI.

Več o izvozu in možnostih izvoza si lahko preberete tukaj.

Ali moram ponuditi prejemnikom možnost urejanja podatkov že v prvem sporočilu?

Ne nujno. Morate pa jim to vsekakor zagotoviti. V Squalo aplikaciji je prejemniku stran, kjer ureja svoje podatke, dostopna preko povezave {modify}{/modify}, ki jo vstavite v newsletter. Več o strani Modify si lahko preberete tukaj.

Ali moram s 25. majem izbrisati vse prejemnike, ki mi niso podali soglasja?

Ne, saj bo po 25. maju še nekaj časa prehodno obdobje, v katerem boste imeli možnost pridobivanja soglasij obstoječih prejemnikov. Poleg tega tudi zakonska podlaga za uveljavitev GDPR-ja še ni sprejeta, tako da imate načeloma čas za zbiranje soglasij do sprejetja zakona ZVOP-2. Z izbrisom torej nikakor ni potrebno hiteti.

Ali lahko po 25. maju še pošiljam newsletterje prejemnikom, ki mi še niso podali soglasja?

V primeru, da gre za email naslove fizičnih oseb, načeloma ne. Lahko pa od 25. maja do sprejetja zakona ZVOP-2 še vedno pridobivate soglasja takšnih prejemnikov.
Seveda pa lahko še vedno pošiljate na generične email naslove (info@, prodaja@, …).

Kje najdem predloge, ki jih omenjate v članku?

GDPR predloge so vam na voljo v glavnem meniju s klikom na Kampanje > Newsletterji > Ustvari novo > zgoraj levo izberete vrsto predloge GDPR soglasja.

Vsa ostala podjetja pošiljajo samo eno možnost soglasja, ki je takoj potrjena s klikom na povezavo. Ali lahko to naredim tudi pri vas?

Da. Prejemnik lahko avtomatsko poda soglasje za pošiljanje preko povezave {autoconsent}{/autoconsent}, ki jo vstavite v newsletter.

Kako bom vedel, kateri prejemniki so podali soglasje? Tega podatka v statistiki ne najdem.

Vsi prejemniki, ki jih imate v vaši adremi, so razdeljeni v sistemske GDPR sezname, glede na to, ali vam morajo podati soglasje ali ne. Prejemniki, ki so vam že podali soglasje so tako dodani na seznam [GDPR] Soglasje že pridobljeno. Seznami se posodabljajo vsako uro.Ostali GDPR seznami:

  • [GDPR] Soglasje še ni pridobljeno – tukaj so dodani prejemniki, za katere morate pridobiti soglasje.
  • [GDPR] Soglasje ni potrebno – tukaj so dodani prejemniki, za katere ni potrebno pridobiti soglasja (splošni email naslovi, ki ne veljajo kot osebni podatek – info@, prodaja@, …).
  • [GDPR] Potrebno poslati posodobljeno politiko – tukaj so dodani prejemniki, katerim morate poslati le obvestilo o posodobljeni politiki zasebnosti (To so prejemniki, ki so se prijavili na vaš seznam preko prijavnega obrazca, pojavnega okna ali na drug način).

Za vse prejemnike pa lahko to preverite tudi s pomočjo filtrov nad prejemniki. Pojdite na Prejemniki > Filtri nad prejemniki > Pogoj = Prejemnikovi atributi > gdpr_can_send = 1.

Za posameznega prejemnika pa lahko to preverite v prejemnikovem profilu. Pojdite na Prejemniki > Vsi prejemniki > klik na email naslov. Pod sklopom GDPR soglasja je pri posameznem soglasju označeno z DA ali NE.

Lahko pošljem prejemnikom, ki so podali soglasje, avtomatično zahvalo? Kako to naredim?

Seveda. To storite z autoresponderji in filtri nad prejemniki.

  1. Najprej ustvarite nov seznam, na primer »Podali soglasje«.
  2. Nato ustvarite autoresponder in ga povežite s tem seznamom.
  3. Nato ustvarite follow-up sporočilo za ta autoresponder (uredite vsebino, oblikovanje, določite zadevo in pošiljatelja).
  4. Nato s filtri nad prejemniki določite, kateri prejemniki se bodo dodajali na seznam »Podali soglasje«, da se bo sprožil autoresponder in poslalo follow-up sporočilo:
    1. Pojdite na Prejemniki > Filtri nad prejemniki.
      • Določite POGOJ > Prejemnikovi atributi > gdpr_can_send = 1
      • Določite DEJANJA > Seznami > prijavi prejemnike na > Podali soglasje + Autoresponderji.
      • Kliknite na obdelaj, da se filter izvede.
    2. Nato filter shranite, da se bo izvajal vsako minuto:
      • Kliknite na Shrani filter zgoraj desno
      • Nastavite ime in frekvenco izvajanja (vsako minuto)
      • Shranite s klikom na Shrani filter zgoraj desno
  5. Testirajte, ali se celoten postopek pravilno izvede.

Kako dodam polje za soglasje na prijavni obrazec?

Polje za soglasje za pošiljanje je na vsak prijavni obrazec in pojavno okno dodano privzeto. Ostala polja za soglasja pa se nahajajo pod predogledom obrazca, v segmentu POLJA PO MERI. Polje dodate na obrazec tako, da kliknete nanj.

Ali kot upravljavec potrebujem pogodbo z vami?

Podpis pogodbe z vaše strani ni nujno potreben, saj lahko sistem Squalo uporabljate tudi brez sklenitve te pogodbe. Ga pa zahteva GDPR. Če želite podpisati pogodbo med Upravljavcem (vami) in Obdelovalcem (Squalo) lahko oddate zahtevo za pogodbo v 3. koraku Čarovnika za GPDR skladnost ali pišite na podpora@squalomail.com.

Ali potrebujemo soglasja za email naslove ime.priimek@imepodjetja.si?

Da, ker naslov določa konkretno fizično osebo (z imenom in priimkom), kar se smatra kot osebni podatek. Pri generičnih naslovih, npr. info@imepodjetja.si, pa soglasja ne potrebujete.

Ali moram dodati v soglasje za prejemanje novic tudi podatek, da se beleži IP naslov itd.? Mi namreč tega ne potrebujemo.

Da. Pri soglasju za pošiljanje je IP naslov nujen, saj je ta podatek potreben za ustvarjanje revizijske sledi, ki jo zahteva GDPR.
Ni pa nujno, da IP naslov uporabljate za potrebe ugotavljanja geolokacije prejemnika. Za to možnost pa morate pridobiti soglasje za profiliranje.

Kaj pomeni soglasje za profiliranje? Ali moram tudi to ponuditi prejemniku?

Soglasje za profiliranje je soglasje za zbiranje podatkov kot so geolokacija glede na IP naslov, čas odpiranja in klikov, beleženje naprav in brskalnikov preko katerih prejemnik dostopa do sporočil. Če teh podatkov ne želite zbirati, od prejemnikov ne potrebujete soglasja za profiliranje.

Kaj pomeni, če prejemnik ne potrdi soglasja za profiliranje?

Da o prejemniku ne smete zbirati naslednjih podatkov: geolokacije glede na IP naslov, časa odpiranja in klikov, naprav in brskalnikov preko katerih dostopa do sporočil.
Lahko pa mu boste še vedno pošiljali sporočila, če vam je podal da soglasje za pošiljanje.

Ali lahko zbiram tudi soglasja za druge namene uporabe podatkov, ali le za pošiljanje in profiliranje?

Seveda. Squalo aplikacija vam omogoča, da ustvarite soglasja po meri. Kako to uredite, si preberite tukaj.